Verloop in het salesteam: de echte kosten van een vertrekkende verkoper

Vrijdagmiddag, half vier. Je beste accountmanager klopt op de deur van je kantoor. Heb je even? Je weet het al voordat hij gaat zitten. Hij heeft een aanbod van een concurrent. Meer salaris, een auto met een grotere motor, en een titel met senior erin.

Je feliciteert hem. Dat meen je. Daarna loop je naar de koffieautomaat en begin je te rekenen. Wat kost verloop in het salesteam eigenlijk, als je alle kosten meetelt?

De meeste salescaptains rekenen het nooit echt uit. Verloop in het salesteam kost geld, dat weet iedereen, maar het bedrag blijft vaag. En zolang het vaag blijft, is het lastig om er iets tegenover te zetten. Een ontwikkelplan, een coach, een campus: dat kost allemaal zichtbaar geld. De kosten van verloop zijn onzichtbaar, tot je ze op een rij zet.

Dat doen we in dit artikel. Met een rekenvoorbeeld, met bandbreedtes, en zonder percentages die we niet kunnen onderbouwen.

Verloop salesteam kosten: waarom de rekening groter is dan het salaris

Als een verkoper vertrekt, denk je eerst aan de vacature. Iemand nieuw zoeken, gesprekken voeren, een contract. Dat is het zichtbare deel. Het is ook het kleinste deel.

De grote posten zitten ergens anders. In de maanden dat de stoel leeg staat en de klanten van je vertrekkende verkoper minder aandacht krijgen. In de maanden dat de nieuwe verkoper er wel is, maar nog niet op niveau. In de klanten die meegaan of stilletjes minder bestellen. En in de tijd van de mensen om hem heen: de salescaptain die inwerkt, de collega die klanten overneemt, de binnendienst die vragen krijgt die niemand meer kan beantwoorden.

Wat er precies aan kennis vertrekt, staat in Kennisbehoud in sales: wat er vertrekt als je topverkoper vertrekt. Hier gaat het om het geld.

Het rekenvoorbeeld: een accountmanager vertrekt

Neem een accountmanager in een mkb-bedrijf. Jaarsalaris 60.000 euro, inclusief vakantiegeld, exclusief auto en werkgeverslasten. Hij beheert een portefeuille met 600.000 euro omzet per jaar, tegen een brutomarge van 25 procent. Dat is 150.000 euro marge per jaar die via hem loopt.

Hij zegt op met een maand opzegtermijn. Reken mee, post voor post. Alle bedragen zijn bandbreedtes, omdat het in elk bedrijf anders ligt.

Wervingskosten

Werf je zelf, dan betaal je voor de vacature, de tijd van de salescaptain en de directie voor gesprekken, en een eventueel assessment. Reken op 3.000 tot 8.000 euro, vooral in uren.

Werf je via een bureau, dan is een fee van 20 tot 25 procent van het jaarsalaris gebruikelijk. Bij 60.000 euro is dat 12.000 tot 15.000 euro. Daar komen je eigen uren voor gesprekken nog bij.

Bandbreedte werving: 3.000 tot 18.000 euro.

De lege stoel

Tussen vertrek en start van de opvolger zit in de praktijk twee tot vier maanden. In die tijd worden klanten verdeeld over collega's die zelf al vol zitten. Ze houden de winkel open, maar niemand verkoopt actief in die portefeuille.

Als je aanneemt dat in die maanden 15 tot 30 procent van de marge in de portefeuille niet wordt gerealiseerd, dan praat je bij 12.500 euro marge per maand over 1.900 tot 3.750 euro per maand. Over twee tot vier maanden: 3.750 tot 15.000 euro.

Inwerktijd

De nieuwe accountmanager start. Hij kost vanaf dag één het volle salaris, maar hij is pas na drie tot zes maanden op het niveau van zijn voorganger. In die periode levert hij een deel van de marge. Stel dat hij in maand één op 30 procent zit en in maand zes op 90 procent, dan mis je over die periode gemiddeld 30 tot 45 procent van de marge. Dat is 3.750 tot 5.600 euro per maand, over drie tot zes maanden: 11.000 tot 34.000 euro.

Daar komt de tijd van anderen bij. De salescaptain besteedt in een goed inwerktraject twee tot vier uur per week aan de nieuwe collega, een kwartaal lang. Collega's rijden mee, leggen uit, beantwoorden vragen. Reken op 60 tot 120 uur van anderen. Tegen een intern uurtarief van 60 tot 80 euro: 3.600 tot 9.600 euro.

Een goed onboardingtraject van negentig dagen verkort deze periode. Dat is de belangrijkste knop die je zelf in handen hebt.

Klanten die weggaan

Sommige klanten kochten bij de persoon, niet bij het bedrijf. Een deel gaat mee naar de concurrent, een deel bestelt gewoon wat minder omdat het contact minder wordt. Als 5 tot 10 procent van de portefeuille verdwijnt of krimpt, is dat 7.500 tot 15.000 euro marge per jaar. Vaak meerdere jaren.

Het totaal

Tel je alles op, dan kom je bij dit voorbeeld op een bandbreedte van ongeveer 30.000 tot 90.000 euro voor één vertrekkende accountmanager. De onderkant geldt als je snel zelf werft, de klanten trouw zijn en de opvolger vlot inwerkt. De bovenkant geldt als je een bureau nodig hebt, de stoel lang leeg staat en er klanten meegaan.

Dat is de helft tot anderhalf keer het jaarsalaris. Voor een team van tien met een verloop van twee mensen per jaar praat je over 60.000 tot 180.000 euro per jaar. Vul je eigen getallen in; de verhouding blijft meestal hetzelfde.

Wat er niet in de rekensom zit

Sommige kosten laten zich niet in euro's zetten, maar je voelt ze wel:

• De stemming in het team. Als de beste vertrekt, vragen anderen zich af of ze ook moeten kijken.
• De kennis die niet in het CRM staat: welke inkoper je nooit op maandag belt, waarom die ene klant ooit boos was, wat de concurrent daar biedt.
• De aandacht van de salescaptain. Elke week die naar werven en inwerken gaat, gaat niet naar coaching van de rest.
• De klant die geen klacht indient en gewoon stilletjes elders bestelt.
• Je eigen avond, die je aan een vacaturetekst besteedt in plaats van aan iets anders.

Deze posten zijn de reden dat verloop meestal meer pijn doet dan de rekensom laat zien.

Wat je eraan kunt doen: vier stappen

Verloop helemaal voorkomen lukt niemand. Verloop verkleinen en de schade beperken lukt wel. Dit zijn vier stappen die in een mkb-team zonder L&D-afdeling haalbaar zijn.

1. Reken het uit voor jouw team. Gebruik de posten hierboven met je eigen getallen. Zet het bedrag naast wat je nu uitgeeft aan ontwikkeling van je mensen. Vaak is dat verschil groot.
2. Geef elke verkoper een ontwikkelplan. Verkopers vertrekken zelden alleen om geld. Ze vertrekken als ze niet meer groeien of niemand ziet dat ze groeien. Waarom dat zo werkt, lees je in Verloop in salesteams: waarom goede verkopers vertrekken en wat aandacht doet.
3. Leg kennis vast voordat iemand opzegt. Klantprofielen, werkwijzen, de bezwaren die jouw klanten noemen. In een eigen campus staat dat op een plek waar de opvolger het kan vinden.
4. Verkort het inwerken. Een leerpad van negentig dagen met praktijkopdrachten en een coach brengt een nieuwe verkoper sneller op niveau. Elke maand die je wint, is in het rekenvoorbeeld 3.750 tot 5.600 euro.

Meer over hoe een campus helpt bij verloop staat op de pagina over minder verloop.

Hoe dit zich verhoudt tot de kosten van ontwikkeling

Een salescoach die maandelijks met je team werkt, een campus met leerpaden en een onboardingtraject kosten geld. Bij Sales Campus is dat een vaste teamprijs per organisatie, met onbeperkt gebruikers. De prijzen staan open op de site.

Zet dat bedrag naast de bandbreedte van één vertrekkende verkoper. Als een ontwikkelplan en een goede inwerkperiode één vertrek per twee jaar voorkomen of de inwerktijd van elke nieuwe collega met een maand verkorten, is de rekensom snel gemaakt. Geen garantie, wel een eerlijke vergelijking. Bij de resultaten staan voorbeelden van teams die dit hebben gedaan.

Veelgestelde vragen over verloop salesteam kosten

Hoe bereken ik de verloop salesteam kosten voor mijn eigen team? Neem per vertrekkende verkoper vier posten: wervingskosten, gemiste marge tijdens de lege stoel, gemiste marge en inwerkuren tijdens de eerste drie tot zes maanden, en klanten die vertrekken of minder bestellen. Werk met bandbreedtes in plaats van één getal. Vermenigvuldig met het aantal vertrekkers per jaar.

Is verloop in sales altijd slecht? Nee. Soms vertrekt iemand die niet op zijn plek zat, en dat is voor beide kanten beter. Het gaat om het verloop van mensen die je wilde houden. Dat verloop kost het meest, omdat het je beste portefeuilles en je beste kennis raakt.

Wat is de snelste manier om de kosten van verloop te verlagen? Het inwerken verkorten. Een gestructureerd leerpad van negentig dagen met praktijkopdrachten en een coach brengt een nieuwe verkoper eerder op niveau. Dat scheelt direct marge, en het verlaagt de kans dat de nieuwe collega in het eerste jaar alweer vertrekt.

Wat zou het jouw team kosten als volgende maand je beste verkoper opzegt? Reken het een keer echt uit, ook al is het ongemakkelijk. Wil je daarna zien hoe een campus met een echte coach erbij helpt om mensen te houden en nieuwe mensen sneller in te werken? Plan een demo en neem je eigen getallen mee.