Een mentorprogramma bouwen in je salesteam

Een nieuwe verkoper, tweede week. Hij heeft de onboarding doorlopen, de videolessen gezien, de producten geleerd. Nu zit hij aan de telefoon met een klant die vraagt of de levering ook op zaterdag kan. Hij weet het niet. Hij kijkt om zich heen. Iedereen belt.

Drie bureaus verder zit Marjan. Twintig jaar in het vak. Zij weet dat het kan, bij welke vervoerder, en dat je het beter niet belooft voor de regio Zeeland. Ze weet ook hoe je die klant een vraag terug stelt zodat hij zelf vertelt waarom zaterdag belangrijk is.

Die kennis staat in geen enkele training. Ze zit in Marjan. En als niemand het organiseert, blijft ze daar.

Een mentorprogramma is niets anders dan dit organiseren: de nieuwe verkoper naast Marjan zetten, met een ritme en een doel, zodat die kennis overgaat.

Wat een mentor doet wat een training niet doet

Een training leert het vak. Een mentor leert hoe het vak hier werkt. Dat verschil is groter dan het klinkt.

De training zegt: stel open vragen in de behoefteanalyse. De mentor zegt: bij deze klant moet je eerst over zijn voetbalclub beginnen, anders krijg je geen antwoord. De training zegt: volg offertes na twee dagen op. De mentor zegt: bij dit type klant bel je de inkoper niet, je belt de werkvoorbereider.

Daarnaast doet een mentor iets wat een salescaptain lastiger kan: er zijn zonder te beoordelen. Een nieuwe verkoper stelt zijn mentor een vraag die hij zijn manager niet durft te stellen. "Wat doe ik als de klant boos wordt?" is makkelijker te vragen aan een collega dan aan degene die je beoordeelt.

Dat is ook waarom de salescaptain niet de mentor is. De salescaptain coacht, stuurt en beoordeelt. De mentor is de collega die naast je zit en het al honderd keer heeft meegemaakt.

Wie je als mentor kiest

De beste verkoper is niet vanzelf de beste mentor. Sommige topverkopers doen alles op gevoel en kunnen niet uitleggen wat ze doen. Anderen hebben geen geduld. Weer anderen willen het wel, maar hebben er de tijd niet voor.

Waar je op let:

• Kan hij uitleggen waarom hij iets doet, niet alleen wat?
• Heeft hij geduld met iemand die het nog niet kan?
• Is hij eerlijk over zijn eigen fouten?
• Wil hij het zelf, of doet hij het omdat jij het vraagt?
• Heeft hij ruimte in zijn week, of moet die ruimte gemaakt worden?

Dat laatste punt is praktisch en wordt vaak vergeten. Een mentor die twee uur per week besteedt aan een nieuwe collega, heeft die twee uur niet voor zijn eigen klanten. Dat moet je regelen: in zijn doelen, in zijn agenda, in de erkenning die hij ervoor krijgt.

Een mentor die het ervaart als extra werk bovenop een volle week, stopt na een maand. Een mentor die het ziet als deel van zijn rol, blijft.

Het mentorprogramma in zes stappen

Een mentorprogramma hoeft niet groot te zijn. Het hoeft wel een structuur te hebben, anders wordt het "loop maar even bij Marjan langs" en dat gebeurt twee keer en dan niet meer. Dit is de opbouw die we in het leerpad voor de salescaptain gebruiken.

1. Kies twee tot drie mentoren en spreek met elk af wat de rol inhoudt: hoeveel uur per week, hoe lang, en wat erbij hoort. Leg het vast, ook de tijd die ervoor vrijkomt.
2. Koppel elke nieuwe verkoper vanaf dag een aan een mentor. Niet dezelfde mentor voor iedereen. Kijk naar rol, regio en persoonlijkheid.
3. Zet een vast ritme neer: een uur per week samen, gedurende de eerste negentig dagen. Een half uur meeluisteren of meerijden, een half uur nabespreken.
4. Geef het gesprek een structuur. Wat heb je deze week meegemaakt, wat ging goed, wat wist je niet, wat neem je mee. Vier vragen, elke week dezelfde.
5. Laat de mentor en de salescaptain elke maand kort afstemmen. Niet over de beoordeling, wel over wat de nieuwe verkoper nodig heeft. Waar loopt hij tegenaan, welk leerpad in de campus past daarbij?
6. Na negentig dagen: een afsluitend gesprek met de drie. Wat is er geleerd, wat blijft, gaat het mentorschap in een lichtere vorm door?

Bij stap 3 zit de kern. Het uur per week moet in de agenda staan als afspraak. Als het een goed voornemen blijft, sneuvelt het bij de eerste drukke week.

Het mentorprogramma in de campus

In de eigen L&D-campus zit het mentorprogramma als onderdeel van het onboardingtraject van negentig dagen. De nieuwe verkoper doorloopt de videolessen en assessments, en de mentor ziet in het dashboard waar hij staat. Zo gaat het wekelijkse gesprek over wat de verkoper deze week heeft geleerd, niet over wat hij misschien ooit gaat leren.

Voor de mentor zelf zit er een korte training in: hoe je een gesprek voert waarin de ander leert in plaats van luistert. Vier videolessen en een praktijkopdracht. Dat is genoeg om van een goede verkoper een goede mentor te maken.

En de coach uit de campus bespreekt met de salescaptain hoe het programma loopt. Welke koppelingen werken, welke niet, en waar een mentor zelf ondersteuning nodig heeft. Bij salescoaching is dit een vast onderwerp in de maandelijkse coachgesprekken zolang het programma nieuw is.

De AI-oefenomgeving helpt de nieuwe verkoper tussen de mentorgesprekken door. Wat de mentor deze week heeft laten zien, oefent de verkoper in een AI-rollenspel tot het zit. De AI speelt de klant, de verkoper oefent, en de mentor bespreekt het volgende week na. De AI luistert niet mee met echte klantgesprekken en vervangt de mentor of de coach niet. Het is de oefenruimte tussen de gesprekken in.

Een rekenvoorbeeld: wat een mentor scheelt

Een nieuwe verkoper zonder mentor heeft gemiddeld zes tot negen maanden nodig om op het niveau van het team te komen. Met een mentor die er een uur per week is, gaat dat naar drie tot vijf maanden. Dat is geen belofte maar wat je ziet bij teams die het serieus doen.

Stel dat een verkoper op niveau 25.000 euro omzet per maand doet. Drie maanden eerder op niveau is 75.000 euro extra omzet per nieuwe verkoper. Bij vier nieuwe verkopers per jaar is dat 300.000 euro.

De kosten: een uur per week van een mentor, dertien weken lang, per nieuwe verkoper. Ongeveer 52 mentoruren per jaar bij vier nieuwe verkopers. Plus de campus, die een vast bedrag per jaar kost voor het hele team, zonder licentie per gebruiker. De pakketten staan op de prijzenpagina.

Wat je er niet in ziet, maar wat er wel is: verkopers met een mentor vertrekken minder vaak in het eerste jaar. Wie iemand heeft om vragen aan te stellen, voelt zich sneller thuis. In Onboarding van nieuwe verkopers in negentig dagen: wat er in een goed leerpad zit lees je hoe het mentorschap in de rest van de onboarding past.

Wat er misgaat en hoe je het voorkomt

Bijna elk mentorprogramma dat stopt, stopt om een van deze vier redenen. Ze zijn alle vier te voorkomen als je ze van tevoren ziet.

• De mentor heeft geen tijd. Oplossing: de tijd staat in zijn doelen en zijn agenda voordat het programma start.
• Het gesprek wordt een praatje. Oplossing: de vier vaste vragen, elke week.
• De mentor wordt een tweede beoordelaar. Oplossing: de mentor praat met de salescaptain over wat de verkoper nodig heeft, nooit over hoe goed hij is.
• Na drie maanden stopt alles abrupt. Oplossing: het afsluitende gesprek, met een lichtere vorm erna. Een keer per maand koffie is genoeg.

Een salescaptain bij een groothandel met meerdere vestigingen begon met drie mentoren. Na twee maanden was er een gestopt: te druk, geen ruimte gemaakt. De twee anderen hadden wel ruimte gekregen en zijn nog steeds mentor, drie jaar later. Het verschil zat niet in de mentor, maar in wat er vooraf was geregeld.

Veelgestelde vragen over mentorprogramma sales

Kan de salescaptain zelf de mentor zijn?

Liever niet. De salescaptain beoordeelt, en dat maakt eerlijke vragen lastiger. Een mentor is een collega zonder oordeel. De salescaptain coacht daarnaast wel, met eigen gesprekken en een eigen ritme. Beide rollen naast elkaar werken beter dan een van de twee.

Wat als een ervaren verkoper geen mentor wil zijn?

Dan dwing je het niet af. Een mentor die het niet wil, is slechter dan geen mentor. Vraag wel door: is het geen tijd, geen zin, of onzekerheid over of hij het kan? Bij de eerste en de derde reden is er vaak iets aan te doen.

Werkt een mentorprogramma ook voor ervaren verkopers die nieuw zijn in het bedrijf?

Ja, misschien nog wel beter. Een ervaren verkoper kent het vak maar niet de klanten, de producten en de manier waarop het hier werkt. Een mentor versnelt dat. Het ritme kan lichter: een half uur per week in plaats van een uur, en zes weken in plaats van dertien.

Wie in jouw team weet dingen die in geen training staan, en wie leert dat op dit moment van hem? Als het antwoord op de tweede vraag "niemand" is, is dat je eerste mentorkoppeling. Wil je zien hoe het mentorprogramma in de campus zit, met het dashboard voor de mentor en de coach erbij? Plan een demo, dan lopen we het samen door.